Как контролировать работу аутсорсинговой компании: чек-лист для клиента в 2025 году

Передача бухгалтерии на аутсорсинг — это удобное и выгодное решение для бизнеса. Однако ответственность за правильность учета и своевременную сдачу отчетности остается за руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В 2025 году Федеральная налоговая служба активно использует автоматические штрафы за ошибки и просрочки, поэтому важно регулярно контролировать работу аутсорсинговой компании. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» подготовила простой и полезный чек-лист, который поможет вам убедиться в качестве услуг и избежать финансовых рисков.

Зачем нужен контроль?

В 2025 году требования к бухгалтерской отчетности ужесточаются:

• Все отчеты сдаются в электронном формате через совместимые с ФНС системы;
• Ошибки в декларациях и просрочки приводят к блокировке счетов через 72 часа;
• ФНС напрямую запрашивает документы из архивов подрядчиков.

Поэтому регулярная проверка работы подрядчика — залог безопасности вашего бизнеса.

Чек-лист для эффективного контроля

1. Доступ к электронному документообороту

• Убедитесь, что у вас есть вход в облачную систему, где хранятся:
  • Скан-копии сданных деклараций (НДС, УСН, НДФЛ);
  • Электронные счета-фактуры и акты сверок;
  • Журналы операций по банку и кассе.
• Регулярно проверяйте статусы документов: «подписано», «отправлено в ФНС», «принято».

2. Сверка сроков отчетности

• Запросите у аутсорсинговой компании график сдачи отчетов:
  • Декларации по НДС — до 25 числа следующего месяца;
  • Расчеты по страховым взносам — до 30 числа;
  • Отчеты в Пенсионный фонд — до 15 числа.
• Отслеживайте выполнение сроков через уведомления в личном кабинете ФНС.

3. Проверка данных бухгалтерского учета

• Ежемесячно сверяйте:
  • Остатки на расчетном счете и в кассе с выписками из банка;
  • Начисления зарплаты, учитывая минимальный размер оплаты труда (МРОТ — 35 000 рублей в 2025 году);
  • Корректность учета НДС, особенно при работе с электронными счетами-фактурами.

4. Аудит изменений в законодательстве

• Уточняйте у подрядчика, как он адаптирует учет к новым требованиям:
  • Внедрение обновленных XML-схем для деклараций;
  • Учет цифровых активов (криптовалюты, токены) в соответствии с Федеральным законом № 259-ФЗ.

5. Работа с ошибками

• В договоре должны быть прописаны условия:
  • Максимальный срок исправления ошибок — 2 рабочих дня;
  • Ответственность подрядчика за штрафы, вызванные его ошибками.
• Проверяйте уведомления из ФНС в личном кабинете — отсутствие штрафов и требований свидетельствует о качестве работы.

6. Контроль безопасности данных

• Убедитесь, что аутсорсинговая компания:
  • Хранит документы в зашифрованном облаке;
  • Использует двухфакторную аутентификацию для доступа;
  • Регулярно обновляет квалифицированные электронные подписи (КЭП), которые в 2025 году должны обновляться не реже чем раз в 15 месяцев.

Что изменилось в 2025 году?

• Автоматические штрафы и блокировки. Просрочка сдачи отчета на 1 день ведет к блокировке счетов в течение 72 часов.
• Прямая интеграция с ФНС. Налоговая инспекция может запрашивать документы напрямую из облачных архивов подрядчика.
• Повышенные требования к квалифицированным электронным подписям. КЭП необходимо регулярно обновлять, чтобы избежать проблем со сдачей отчетности.

Как реагировать на проблемы?

• Запросите подробный отчет. Подрядчик обязан предоставить детализацию выполненных работ и копии отправленных документов.
• Проведите рабочую встречу. Обсудите выявленные несоответствия и согласуйте план по их устранению.
• Смените подрядчика. Если ошибки повторяются, переход к другому аутсорсинговому партнеру займет не больше недели.

Пример из практики

Индивидуальный предприниматель Ковалёва заметила расхождение в учёте НДС. После обращения к аутсорсинговой компании «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» специалисты предоставили исправленные документы всего за один рабочий день и компенсировали штраф, что помогло избежать потерь и сохранить репутацию.

Итог: контроль — ваша гарантия спокойствия

Даже при полном доверии к аутсорсинговой компании оставайтесь вовлечёнными в процесс. Используйте представленный чек-лист хотя бы раз в месяц — это займет 2–3 часа, но поможет избежать потерь и штрафов.

Надёжный подрядчик не скрывает информацию и всегда готов к открытому диалогу. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» предлагает прозрачное и качественное ведение бухгалтерии с учетом всех современных требований 2025 года.

Свяжитесь с нами, чтобы обеспечить безопасность и эффективность вашего бухгалтерского учета!